Effective Performance Management System in Organization

Perkembangan dunia bisnis saat ini untuk menghadapi Komunitas Ekonomi ASEAN (AEC - ASEAN Economic Community) ditahun 2015, menuntut perusahaan memiliki daya saing yang tinggi, dan mampu bertahan dalam arus ekonomi global, serta memiliki kapabilitas yang tinggi untuk dapat memanfaatkan peluang untuk menjamin sustainability growth perusahaan. Untuk itu perlu dibangun sistem dalam perusahaan yang mampu mengoptimalkan seluruh potensi yang dimiliki untuk mencapai corporate goal.

Sistem manajemen yang sangat penting dalam mengoptimalkan semua potensi dan kapabilitas yang dimiliki perusahaan dan individu didalamnya adalah Performance Management System (PMS) atau sistem manajemen kinerja. Penerapan PMS merupakan salah satu cara untuk membantu Perusahaan dalam memenuhi harapan stakeholders melalui pengendalian dan peningkatan kinerja perusahaan dalam menghadapi tantangan global.

Dalam penerapan PMS terdapat 3 siklus yang harus dijalankan secara berurutan yaitu: Performance Planning, Performance Monitoring & Tracking serta Performance Evaluation/Appraisal. Pelaksanaan setiap siklus harus dilakukan secara konsiten dengan komitmen dari seluruh lini manajemen dan karyawan dengan semangat yang sama untuk mencapai corporate goal.

Berdasarkan lingkup pelaksanaannya, PMS dibedakan menjadi :

  1. Corporate Performance Management merupakan suatu sistem yang digunakan untuk mengelola kinerja perusahaan secara menyeluruh agar lebih terarah, efektif dan efisien. Pendekatan yang umum digunakan dalam PMS adalah Balance Scorecard, yaitu penerapan PMS melalui pengukuran dalam 4 perspektif yang berbeda secara berimbang (Balance Scorecard (BSC), keempat perspektif tersebut adalah: perspektif finansial (Financial Perspective), perspektif pelanggan (Customer Perspective), perspektif proses internal (Internal Processes Perspective) dan perspektif pertumbuhan pembelajaran (Learning & Growth Perspective).
  2. People Performance Management merupakan proses yang digunakan untuk mengidentifikasi, mendorong, mengukur, mengevaluasi, meningkatkan dan memberikan penghargaan terhadap kinerja karyawan. Sistem ini memungkinkan perusahaan untuk mengelola dan mengontrol pencapaian sasaran strategis dan target organsisasi secara efektif dan efisien.

Membangun dan mengimplementasikan PMS tidaklah mudah. Bagi beberapa perusahaan, PMS masih menjadi beban di setiap siklus penerapannya. Berbagai permasalahan cenderung berulang karena penerapan PMS belum dilakukan secara tepat dan menyeluruh. Beberapa perusahaan bahkan ada yang hanya menerapkan sistem penilaian yang lebih menekankan pada soft competency-nya saja, seperti kedisiplinan, team work, leadership, dll. Sehingga dapat dikatakan belum menerapkan PMS secara efektif, karena penilaian tersebut tidaklah cukup untuk dapat dijadikan patokan kinerja dan kurang berdampak secara langsung terhadap peningkatan kinerja unit kerja dan perusahaan secara lebih luas.

Selain permasalahan diatas, permasalahan lain yang umum terjadi dalam penerapan PMS diantaranya adalah:

  1. Kurangnya komitmen manajemen.
  2. Kurangnya pemahaman pimpinan perusahaan, tim yang ditunjuk untuk mengawal pelaksanaan PMS dan karyawan.
  3. Tidak adanya tim yang berdedikasi penuh dan bertindak sebagai champion dan nara sumber untuk mengawal penerapan PMS.
  4. Belum pernah menerapkan PMS sebelumnya, atau PMS yang dilakukan sebelumnya tidak berjalan dengan baik.
  5. Tidak memahami pentingnya PMS sehingga tim dan karyawan kurang memiliki motivasi untuk ikut andil dalam mensukseskan PMS serta menganggapnya sebagai beban.
  6. Waktu pembahasan yang cenderung lama, berlarut-larut sehingga setiap siklus PMS membutuhkan waktu yang lebih panjang dibandingkan rencana awal, sehingga menyita waktu kerja karyawan.
  7. Siklus PMS tidak dijalankan sepenuhnya, misalnya tidak melakukan tracking & monitoring performance dengan alasan kesibukan dari atasan maupun bawahan.
  8. Periode dalam siklus PMS terlewat, misalnya kurangnya informasi dari team/PIC dari penyelenggaraan PMS terkait periode setiap siklus PMS.
  9. Proses coaching & counseling (dalam siklus performance tracking & monitoring dan performance appraisal) yang dilakukan kurang tepat, sehingga hasilnya kurang efektif.
  10. Melakukan penilaian tidak berdasarkan data-data real/fakta.
  11. Melakukan penilaian sepihak tanpa kesepakatan dari para pihak terkait.
  12. Dokumentasi setiap siklus PMS yang begitu memberatkan.
  13. Tidak dibuat lessons learned dalam melakukan setiap periode PMS untuk dijadikan dasar perbaikan dalam periode PMS selanjutnya.

Beberapa permasalahan diatas mungkin saja dihadapi oleh organisasi Anda, hal ini bukan berarti harus menyurutkan semangat penerapan PMS, namun harus coba disikapi dengan baik oleh perusahaan diantaranya dengan meningkatkan kesadaran semua pihak akan pentingnya PMS serta meningkatkan pemahaman terkait PMS.

Penerapan PMS memang cukup menyita perhatian dan waktu, terutama saat campaign, pengumpulan dokumen perencanaan kinerja, aktivitas monitoring & tracking kinerja serta saat melakukan performance appraisal, hal ini dapat diminimalisir dengan penggunaan software PMS. Dengan adanya software PMS, setiap periode PMS dapat dikendalikan, sistem reminder atau alert dapat digunakan untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja. Demikian pula dengan dokumentasi penyelenggaraan PMS dalam setiap siklusnya dapat dengan mudah dikelola.

Penerapan PMS secara konsisten akan memberikan banyak keuntungan bagi perusahaan, karena dapat membantu karyawan untuk lebih fokus dalam pencapaian kinerja terbaik mereka secara individu yang berdampak pada peningkatan kinerja unit kerja, unit bisnis, maupun korporat secara menyeluruh. Dengan kata lain, penerapan PMS secara efektif dan konsisten dapat menciptakan high performing organization culture dan meningkatkan daya saing organisasi.